Comment faire le dossier de production de son spectacle ?

Un dossier de production (ou dossier artistique) est un outil clé dans le processus de création d’un spectacle. Petit état des lieux de ce qu’il faut mettre dedans (ou pas) ーet comment.

Ce document permet de comprendre clairement votre vision artistique et comment vous allez la mettre en œuvre. Il va prouver que votre gestion est professionnelle et viable. Il doit aussi susciter l’enthousiasme chez la personne qui le lit afin de lui donner envie d’en savoir plus et surtout de prendre part à votre aventure. Il est donc nécessaire de se pencher sérieusement dessus pour convaincre des partenaires de vous suivre (coproducteurs, diffuseurs et même des collaborateur·rice·s artistiques.)

Aussi vivant que le spectacle lui-même, ce document va évoluer tout au long de la phase de production. C’est un support de communication, qui plus est d’un projet artistique alors vous pouvez vous permettre d’être créatif·ve·s sur la forme !

Il peut se présenter sous la forme un PDF classique avec un design soigné, mais vous pouvez aussi inventer des formats qui se démarquent : livre d’art, page web augmentée, espace interactif en VR… Pour ces formats originaux toutefois, attention à ce que cela ait un sens avec votre sujet. Prévoyez également toujours une version plus classique en PDF.

Quelle que soit la forme que vous choisirez, il ne faut pas oublier les objectifs de cette présentation (expliquer, séduire, fédérer) alors faisons un petit tour d’horizon de tout ce dont il faut parler.

(Cliquez sur les titres pour découvrir les détails de chaque partie)

 

  • La première impression est déterminante ! Cette première page doit être vraiment captivante et donner envie de poursuivre la lecture. Elle doit être soignée, les photos ou illustrations de très bonne qualité.

    ⚠️ Attention à l’utilisation d’une photo sur fond noir en pleine page : cela peut rendre l’impression sur papier rédhibitoire ou communiquer une ambiance plus sombre que la tonalité réelle du spectacle.

    Gardez en tête qu’on doit comprendre en un coup d'œil de quoi il s’agit : un visuel explicite, fidèle à l'œuvre, éventuellement une phrase de pitch…

    Veillez également faire apparaître certaines informations :

    • titre du spectacle

    • année de création (ou date de première si déjà définie)

    • nombre de personnes au plateau

    • logo de la compagnie

    • nom(s) de la direction artistique

    • genre, durée, type d’espace, public cible…

    👉 Si vous avez déjà plusieurs partenaires, vous pouvez mettre un bandeau avec les logos ici. Si c’est vraiment trop chargé, il faudra les mettre sur une autre page du dossier (quatrième de couverture par exemple).

  • Souvent, les dossiers sont longs et rien de plus agaçant pour des programmateur·rice·s que de ne pas trouver rapidement l’information dont ils ont besoin.

    Le sommaire et la pagination sont donc indispensables !

    📝 Vos lecteur·rice·s n’ont pas le temps de jouer à “Où est Charlie?” !

  • C’est le cœur du dossier, que vous allez détailler sur plusieurs pages. Défendez votre projet mais ne soyez pas trop long. Si vous avez du mal à réduire, dites-vous que c’est une première étape de présentation avec les informations essentielles à retenir et que vous aurez le loisir de les développer une fois que vous aurez une accroche avec votre interlocuteur·rice.

    Commencez par un pitch de quelques lignes. Ce résumé présente rapidement le spectacle. Il est crucial pour celles et ceux qui n’ont pas le temps de lire tout le dossier. C’est aussi le texte que vous allez transmettre aux salles pour qu’elles présentent la proposition à leurs publics dans les plaquettes et sur les sites web.
    Il doit donc être clair, concis et plaire à un maximum de monde. 

    Sur la page suivante, vous allez pouvoir développer votre propos dans la note d’intention. Ici, vous vous adressez vraiment aux expert·e·s du spectacle vivant : adaptez les formulations et le vocabulaire en conséquence.

    Expliquez le sujet, vos motivations à travailler dessus, vos axes d’approche. On doit vraiment plonger dans votre univers, comprendre de quoi vous voulez parler et pourquoi c’est une nécessité de le faire. 

    Dès à présent, explicitez votre “patte”, ce qui vous démarque.  Pourquoi votre approche est originale et a le mérite d’exister, sans reproduire des choses déjà vues ?

    Parlez de l’ensemble du processus de création, jusqu’à la diffusion. Quel est votre rapport au public, à qui vous vous adressez ? Pourquoi ? Comment ?

    Le format est libre. Vous pouvez opter pour une formulation distanciée ou au contraire vous exprimer à la première personne, faire ressortir des citations de personnes qui vous influencent…

    En plus de cette note d’intention, il peut être pertinent de détailler les différents éléments du spectacle dans des courtes rubriques dédiées : chorégraphie, scénographie, musique, lumières… Cela permet de mieux comprendre le résultat final et de justifier vos choix.

    👉 Mettre des références (pas seulement artistique d’ailleurs) montre que vous êtes dans une vraie démarche de recherche, que vous vous appuyez sur ce que d’autres ont déjà fait pour creuser un sujet et que vous vous insérez dans le paysage culturel de manière raisonnée, avec une vraie plus value.

    💡  Illustrez :  avec des photos de séances de travail, des croquis, des moodboards…

    💡 Si vous avez de la matière vidéo ou musicale, invitez à la consulter simplement : un QR code avec un lien, ce qui permettra d'y accéder facilement que ce soit sur écran ou sur papier.

  • Dans cette partie, on n’hésite pas à mettre en avant la ou les personnes à la direction artistique : une belle photo, une biographie détaillée reprenant le parcours (formations, récompenses, mentors…), les influences et l’esthétique défendue. On évite les redites avec la partie artistique et on profite de cette page pour mettre en avant l’humain.

    Travaillez votre storytelling* : quelles épreuves avez-vous surmontées dans votre vie et comment cela a nourri votre démarche artistique ? Ou encore glissez quelques anecdotes amusantes…

    Le reste de la distribution ne doit pas être négligée non plus. Plutôt que de juste énoncer le nom et les fonctions, vous pouvez également mettre les portraits de vos collaborateur·rice·s et expliquer dans un court paragraphe les moments marquants de leurs parcours et pourquoi ces personnes ont été spécialement choisies pour ce projet, en quoi leur participation est précieuse et indispensable…

  • Désormais, les actions culturelles sont souvent indissociables du processus de création artistique et de la diffusion des spectacles.

    Si vous souhaitez proposer des actions culturelles autour de votre œuvre, orienter dès à présent sur ce qui vous intéresse : 

    • type d’actions (ateliers de danse, d’écriture, de réalisations vidéo…),

    • les publics (enfants, adultes, personnes âgées, en situation de handicap ou en réinsertion sociale…),

    • les durées (projets sur plusieurs semaines ou plutôt des one-shot autour des représentations), 

    • etc.

    Donnez également vos références en la matière (formations, années ou heures d’expérience, partenaires notoires, typologies de public déjà rencontrés…) et si la compagnie est référencée dans des dispositifs facilitant les collaborations et financements (Pass Culture par exemple).

    Restez concis·e·s : maximum une page, avec une illustration de vous en action. Si vous avez beaucoup de choses à dire, mettez l’essentiel et joignez plutôt un dossier pédagogique détaillé à part.

  • Les programmateur·rice·s (et leurs équipes) vont adorer cette partie ! Elle regroupe toutes les informations clés nécessaires :
    → aussi bien à la compréhension de la viabilité du projet avant de s’engager comme partenaire
    → que les crédits utilisés pour la promotion du spectacle, une fois les dates de tournées fixées.

    📝 Plus vous facilitez l’accès à l’information, plus vous aurez des chances d’avoir des résultats. 

    Sur une ou deux pages (selon la taille de votre production) vous pouvez indiquer  : 

    • Titre, genre, durée, type de public et âge minimal

    • La distribution entière (noms et métiers)

    • La synthèse des conditions techniques : équipe en tournée et modalités de déplacement, nombre de services de montage/démontage, dimensions minimales de l’espace de jeux, jauge, configuration du public, besoins particuliers (sonorisation, projection-vidéo, achat de matière par l’organisateur…), dangers éventuels (feu, effet stroboscopique…).

    • Les partenaires de la compagnie et sur cette création. Vous pouvez éventuellement mettre ceux avec qui les négociations sont en cours, à condition d’être clair sur le fait que ce n’est pas confirmé.

    • Le calendrier de production : vos dates de résidence, l’objet de chaque période (recherche, écriture plateau, création lumière…), le lieu et la ville + n° de département

    • La date de première, ou à défaut la période souhaitée. Si vous avez également des dates de diffusion, n’hésitez pas à les mettre ainsi qu’un lien vers le calendrier actualisé sur votre site web.

    • Vos besoins pour terminer la production (montant des coproductions, dates de résidence, pré-achats…).

    • Certaines équipes décident de préciser dans cette partie les informations budgétaires. Ces éléments pouvant être modifiés tant que la production n’est pas terminée, il peut être préférable de plutôt joindre un budget actualisé et la grille tarifaire prévisionnelle en pièces-jointes, afin de garantir que votre interlocuteur·rice aura toujours des données à jour.

    💡 N’hésitez pas à dater le document (page de garde ou dans le nom du fichier)

  • Sur une page dédiée, présentez l’ADN de la compagnie : pourquoi elle est née et son historique.
    On n’oublie pas de citer la date de création, le ou les territoires couverts, les partenaires clés et historiques (artistiques,  institutionnels…), le répertoire (nom des pièces et années de création) et d’éventuels faits marquants (partenariats, évènements, activités annexes…)
    Là aussi, on évite les redites avec tout ce qui a été dit précédemment. 

    Cette partie peut être l’endroit pour montrer que la création s’inscrit dans un projet global, au long cours et qui a du sens. Également, que vous avez pour votre compagnie une vision ambitieuse et large, que son parcours prouve que vous êtes dans une démarche professionnelle, que vous savez faire des choix stratégiques pour assurer la viabilité de vos projets.

    Comme pour les biographies, travaillez votre storytelling : raconter son histoire de façon captivante. Pour encore plus d’effet, donnez des noms, des chiffres…

  • Ici rien d’original, il faut faire apparaître : 

    • Nom de la compagnie et son adresse postale

    • Noms et coordonnées (téléphone + mail) de l’équipe : direction artistique, production, diffusion et technique.

    • Adresse du site web et noms des comptes (@) sur les réseaux sociaux.

    • Informations légales (n° SIRET et licences d’entrepreneur du spectacle).

    Restez simples et efficaces 😉

 

Derniers conseils

  • Pour renforcer votre univers visuel, n’hésitez pas à solliciter un·e graphiste. Si vous n’avez pas de budget ou voulez garder la main sur cette partie, exit Word et sa mise en page compliquée, utilisez Canva : c’est facile à utiliser et collaboratif. Vous aurez de nombreux modèles, une large banque d’images… et la version pro est gratuite pour les associations !

  • Toujours concernant l’aspect visuel, les photos doivent être de bonne qualité. Vous devez convaincre les diffuseurs mais aussi les rassurer sur le fait qu’ils auront des supports de communication attrayants pour faire venir des spectateur·rice·s dans leur salle.

  • Aérez ! La lisibilité et l’esthétique sont primordiales alors prenez la place dont vous avez besoin : sautez des lignes, utilisez une page par thématique. Si vous avez bien suivi le début de l’article et fait un sommaire, votre lecteur·rice se repérera sans problème.

  • Avant de le diffuser, faites relire à des proches pour le fond (est-ce bien compréhensible par une personne extérieure à la compagnie ?) et la forme (orthographe, lisibilité…).


Et l’écologie dans tout ça ?
Aujourd’hui, les dossiers sont souvent consultés sur un écran mais parfois, on n’échappe pas à la demande d’une édition papier. Vous pouvez donc prévoir une deuxième version, épurée et sans visuel, avec juste les infos clés, sans couleurs ou alors moins saturées…

D’autre part, n’envoyez pas un PDF dans chacun de vos mails ! Créez un dossier non privé dans un drive et transmettez uniquement le lien. Non seulement cela évitera de saturer les boîtes de réception mais vous permettra aussi d’actualiser régulièrement le dossier et de joindre d’autres documents utiles (fiche technique, dossier pédagogique, photos…)


Bref

Vous savez désormais tout ce qu’il faut mettre dans votre dossier artistique !

Quels sont les dossiers les plus originaux que vous ayez réalisé ou vu ?
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Et si vous avez besoin d’aide pour rédiger vos textes, mettre en page ou réaliser le budget prévisionnel de votre création, n’hésitez pas à faire appel à REV UP Production.


Ressources :

  • Conseil pour trouver des modèles de dossiers : cherchez dans un moteur de recherches “dossier de production [esthétique théâtre/danse…] spectacle pdf”

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